Die Schüler, die sich für den Austausch anmelden wollen, müssen bereits 15 Jahre alt sein. Außerdem ist es notwendig eine Einverständniserklärung der Eltern abzugeben.

Die Austauschschüler werden je nach Schule in eines der vier Häuser untergebracht. Dabei dürfen die Schüler der Beauxbatons-Akademie in ihren Kutschen übernachten, falls aber anders gewollt, bekommen sie einen Platz im Haus Ravenclaw und während der gemeinsamen Mahlzeiten werden sie auch bei ihnen fündig. Die Schüler der Durmstrang-Institut bekommen einen Platz im Haus Slytherin und dürfen sich während der gemeinsamen Mahlzeiten auch an ihren Tisch setzen. Die Schüler der Ilvermorny werden im Haus Gryffindor untergebracht und auch sie dürfen sich während der gemeinsamen Mahlzeiten an ihren Tisch setzen.

Alle Austauschschüler sind dazu verpflichtet an den Unterrichten teilzunehmen. Dabei werden sie je nach Alter in die jeweiligen Klassen eingeordnet und dürfen zusammen mit anderen gleichaltrigen aus dem Haus am Unterricht teilnehmen.

Damit kein Schüler seine gewohnten Unterrichtseinheiten und Noten versäumen kann, dauert der Austausch lediglich vier Monate. Die Schüler, die nach Hogwarts kommen, besuchen daher vom 1. September bis zum 31. Dezember die Schule. Für die anderen Schulen zählen die vier Monate ab dem offizielle ersten Schultag.